Cómo comunicar un curso al SENCE paso a paso
Qué datos necesitas, cuándo hay que informar el curso, cómo rectificar y qué documentos pide el SENCE para liquidar dentro de los 60 días.
- El curso se comunica al SENCE antes de su fecha de inicio, por la empresa o por su OTIC.
- Si algo cambia, se rectifica mientras el curso está en ejecución.
- Al terminar hay 60 días corridos para liquidar con la factura pagada y los respaldos de asistencia.
- Al año siguiente el SENCE certifica el gasto y la empresa lo descuenta en el Formulario 22.
Para que un curso sea imputable a la franquicia tributaria, la empresa tiene que informarlo al SENCE antes de que empiece. Este trámite se llama comunicar el curso y es el primer paso de un ciclo que termina con el descuento en la Operación Renta del año siguiente. Aquí te explicamos cada etapa.
Antes de comunicar: lo que necesitas tener
- Un curso con código SENCE vigente, dictado por un OTEC acreditado. El código lo entrega el OTEC junto con la propuesta.
- Clave de empresa en la plataforma del SENCE. Si es la primera vez, la empresa debe completar el formulario de adhesión en línea para obtenerla.
- Los datos de la actividad: lugar de ejecución, fechas, horario, valor del curso y la nómina de participantes con su RUT.
Si tu empresa trabaja con un OTIC, este trámite lo realiza el OTIC con la información que le entregas.
Paso 1: comunicar el curso
La empresa informa la actividad en la plataforma web de franquicia tributaria del SENCE: código del curso, organismo ejecutor, lugar, fechas, horario y participantes. Debe hacerse antes de la fecha de inicio; un curso que no se comunicó a tiempo no puede imputarse a la franquicia.
Paso 2: rectificar si algo cambia
Si cambia una fecha, el horario o un participante, lo informado se puede corregir mientras el curso está en ejecución. Cuando la empresa comunicó directamente, la rectificación se pide por correo a la Dirección Regional del SENCE donde se dicta el curso; en la Región de Valparaíso es rectificacionvalparaiso@sence.cl. Si comunicó un OTIC, es el OTIC quien rectifica.
Paso 3: ejecutar el curso
Durante el curso, el OTEC registra la asistencia. En los cursos presenciales se usa el Libro de Clases Electrónico (LCE) del SENCE. Para que el costo de un participante sea imputable, debe cumplir la asistencia mínima exigida. Lo explicamos en detalle en nuestra guía de asistencia mínima.
Paso 4: liquidar dentro de 60 días corridos
Al terminar el curso, la empresa (o su OTIC) tiene 60 días corridos desde la fecha de término para presentar los respaldos. Los documentos dependen de la modalidad:
| Modalidad | Documentos para liquidar |
|---|---|
| Presencial | Factura pagada y certificado de asistencia emitido desde el Libro de Clases Electrónico. Si hubo viáticos o traslados, sus respaldos. |
| E-learning | Factura pagada, declaración jurada del OTEC y declaración jurada de los participantes. |
| Mixto | Factura pagada, certificado de asistencia del LCE o declaración jurada del OTEC, y declaración jurada de los participantes. |
Paso 5: certificar el gasto y descontarlo en la renta
Al año siguiente, el SENCE certifica el gasto en capacitación. Para eso la empresa presenta una declaración jurada anual de retención y pago de cotizaciones previsionales. Con el certificado emitido, el monto se declara en el Formulario 22 de la Operación Renta.
Errores frecuentes que hacen perder la franquicia
- Comunicar el curso después de la fecha de inicio.
- No rectificar un cambio de fecha o de participante.
- Participantes que no cumplen la asistencia mínima.
- Liquidar fuera del plazo de 60 días corridos.
- Cobrar una parte del curso a los trabajadores: el SENCE no permite el copago de los participantes.
Preguntas frecuentes
¿Quién comunica el curso, la empresa o el OTEC?
La empresa, de forma directa, o su OTIC si trabaja con uno. El OTEC entrega el código SENCE y los datos del curso para que el trámite se haga correctamente.
¿Puedo cambiar un participante después de comunicar?
Sí, mediante una rectificación mientras el curso está en ejecución. Si la empresa comunicó directamente, se pide a la Dirección Regional del SENCE correspondiente.
¿Qué pasa si liquido fuera de plazo?
El plazo de 60 días corridos es el que fija el SENCE. Liquidar fuera de plazo puede significar perder el beneficio para ese curso, por lo que conviene reunir la documentación apenas termina.
Información referencial basada en lo que publica el SENCE. Revisa siempre las condiciones vigentes en sence.gob.cl.
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